De omzet groeit en er blijft niets over
Een groeiende omzet met een gelijkblijvende winst is een van de meest voorkomende patronen bij kleine bedrijven, en het voelt oneerlijk omdat je harder werkt voor hetzelfde. De oorzaak zit bijna altijd in drie dingen die je zelf kunt narekenen. Wat een klus echt aan uren kost, wat er per klant overblijft, en hoeveel werk je doet dat nooit op een factuur belandt. Die drie kun je deze week meten.
Het jaar waarin je harder werkte voor hetzelfde
Je kijkt aan het eind van het jaar naar de cijfers. De omzet is gegroeid, en dat klopt met wat je hebt gemerkt, want het was druk. Onder de streep staat ongeveer hetzelfde bedrag als vorig jaar.
Dat is het moment waarop veel ondernemers denken dat ze iets fout doen met hun boekhouding. Meestal is de boekhouding in orde en zit het ergens anders.
Dit patroon is breder dan jouw zaak, al is het lastiger te becijferen dan het lijkt. Het CBS publiceert winstcijfers per bedrijfstak en per kwartaal, en die gemiddelden zeggen weinig over een bedrijf van jouw omvang in jouw branche. Wat telt is het verschil tussen jouw eigen twee lijnen, en dat kun je zelf uitrekenen.
Waar het weglekt
Er zijn drie plekken waar het verschil ontstaat, en ze werken alle drie in stilte.
Het werk kost meer uren dan de offerte
Je maakt een offerte op basis van hoe lang je denkt dat iets duurt. Dan komt er een extra ronde overleg bij, de klant wil iets anders, er moet iets hersteld worden, en er gaat een middag zitten in het uitzoeken van iets wat achteraf een kleinigheid bleek.
De prijs op de offerte staat vast. De uren niet. Elk uur dat erbij komt, komt van jouw marge af, en niemand stuurt daar een factuur voor.
Je declarabele uren zijn lager dan je denkt
De uren die je op een factuur zet, zijn niet de uren die je werkt. Daartussen zit offertes maken, administratie, reistijd, klanten te woord staan die nog niets kopen, en het herstellen van dingen die misliepen.
De vuistregel die je overal tegenkomt is dat zestig tot zeventig procent van je tijd declarabel is. Die regel is pas bruikbaar als er een eigen cijfer tegenover staat, want in de praktijk loopt het uiteen van vijftig tot tachtig procent en dat verschil van dertig punten is precies je marge.
Eén of twee klanten kosten je geld
Er zijn bijna altijd klanten die meer tijd vragen dan hun factuur rechtvaardigt. Ze bellen vaker, ze twijfelen langer, ze willen extra rondes, en ze zijn ook degenen bij wie je het minst durft door te rekenen omdat de relatie al zo lang loopt.
Gemiddeld over je hele klantenbestand zie je dat niet. Per klant apart zie je het meteen.
Waarom een prijsverhoging vaak het verkeerde antwoord is
Als de winst achterblijft, is de eerste gedachte dat de prijs omhoog moet. Soms klopt dat. Vaker is het een pleister op iets anders.
Wie tien procent op alles bijtelt terwijl er per klus twintig procent aan uren uitloopt, verdient nog steeds te weinig en heeft er een lastig gesprek met zijn klanten bij gekregen. Eerst weten waar het weglekt, dan pas beslissen of de prijs of de afbakening omhoog moet.
Er is nog een reden om te wachten. Een prijs die omhoog gaat zonder dat je kunt uitleggen wat de klant ervoor terugkrijgt, is een prijs die je bij de eerste weerstand weer laat zakken.
Wat je deze week kunt doen
Vijf metingen, en ze kosten samen een paar uur.
Leg je laatste tien offertes naast de tijd die het werk echt kostte. Waar liep het uit, en op welk onderdeel? Dit is het eerste harde bewijs of je tarieven kloppen, en je hebt er niemand voor nodig.
Houd één week bij hoeveel uur er echt declarabel was. Zet ernaast wat er ging naar offertes, administratie, reistijd en herstelwerk. Nu heb je je eigen percentage in plaats van een vuistregel.
Reken van drie klanten de werkelijke marge uit. Wat die klant je opleverde, min alle bestede uren tegen het tarief dat je zou willen verdienen, min de kosten die je voor hem maakte. Per klant apart, want juist daar zit het verschil.
Zet één vaste zin klaar voor werk buiten de offerte. Bijvoorbeeld: dat valt buiten wat we hebben afgesproken, zal ik daar een aparte regel voor maken? Geen discussie op het moment zelf, wel een antwoord dat er al ligt.
Verhoog één prijs, en niet de hele lijst. Neem het aanbod met de laagste marge als eerste en kijk wat klanten doen. Dat is een test met een klein risico, en de uitkomst vertelt je meer dan een jaar twijfelen.
Na deze vijf weet je waar het weglekt, en dat is genoeg om de volgende beslissing te nemen.
Waar het per zaak uiteenloopt
Welke klanten structureel onder de kostprijs zitten en of het verstandig is afscheid van ze te nemen, hangt af van je cashflow en van wat er aan vervangend werk beschikbaar is. Een klant die weinig oplevert maar elke maand op tijd betaalt is iets anders dan een klant die weinig oplevert en laat betaalt.
Welke marge voor jouw bedrijf reëel is, verschilt sterk per branche. Dienstverlening, handel en bouw hebben andere kostprijsstructuren, en een percentage uit een algemeen artikel is een startpunt en geen norm.
Hoe je een prijsverhoging timet en uitlegt zonder je klantenbestand open te breken, is een vraag over volgorde. Welke klanten eerst, met welke uitleg, op welk moment in het jaar.
En de vraag of je overhead is meegegroeid met je omzet of juist achterblijft, zie je pas als je de kostenstructuur van de afgelopen drie jaar naast elkaar legt.
Herken je dit in je eigen cijfers?
Doe eerst die drie metingen. Tien offertes naast de uren, één week declarabiliteit, drie klanten apart doorrekenen. Daar komt bijna altijd één plek uit waar het grootste gat zit.
Loopt het vast op de vraag wat je met die uitkomst moet, dan kunnen we er samen naar kijken. Dat gebeurt in de Groeiscan, twee uur bij jou op de zaak voor €295, en dan liggen jouw offertes, uren en klantmarges op tafel in plaats van gemiddelden uit een artikel. Wat eruit komt en in welke volgorde je het aanpakt, krijg je daarna uitgewerkt per mail.
Een winst die achterblijft heeft soms een oorzaak die verderop in je zaak zit, bij het werk of bij de klanten. Welke van de drie het bij jou is, staat in Drie soorten vastlopen in een klein bedrijf.