Waar loopt je bedrijf vast?
Als het werk blijft liggen, kijk dan eerst waar het vastloopt. Ben jij voor elke beslissing nodig? Krijgt dezelfde klus telkens een andere aanpak? Of komen er te weinig klanten binnen? De antwoorden wijzen naar ander werk, dus begin bij de situatie die je in jouw zaak herkent.
Waar het advies op aansluit
Twee ondernemers hebben allebei het gevoel dat het niet loopt. De een is loodgieter met een volle agenda en houdt aan het eind van het jaar te weinig over. De ander is fotograaf, heeft ruimte in de agenda en wacht op de telefoon.
Ze lezen allebei hetzelfde artikel over meer klanten binnenhalen. Voor de fotograaf is dat het goede spoor. Voor de loodgieter is het het slechtste advies dat hij kon krijgen, want meer klanten is precies wat hij niet nodig heeft. Zijn probleem zit in wat hij per klus overhoudt en in hoeveel er alleen door zijn handen kan.
Dat verschil heeft een naam nodig, anders blijft iedereen dezelfde adviezen uitproberen tot er per ongeluk eentje past.
De drie plekken waar het vastloopt
Je bént de zaak
Alles gaat via jou. Je kent elke klant, je weet wat er is afgesproken, je maakt de offertes en je lost de problemen op. Het bedrijf is niet iets naast jou, het is jou.
Dat werkt lang goed. Je bent goed in je vak, klanten waarderen dat ze jou aan de lijn krijgen, en de zaak groeit op jouw naam. Tot je een week weg wilt. Of ziek wordt. Of merkt dat je op zaterdag offertes zit te typen omdat het door de week niet paste.
De signalen die hierbij horen. Je durft geen vakantie te plannen zonder je telefoon mee. Elke nieuwe klus komt op jouw stapel, ook als iemand anders hem zou kunnen doen. Je weet dingen die nergens staan, en dat merk je pas als iemand het je vraagt terwijl je in de auto zit.
Het werk loopt vast
Er is werk genoeg en er zijn misschien al een paar mensen. Maar elke klus gaat net weer anders. Wat de een doet moet de ander overdoen. Er gaat tijd zitten in uitzoeken hoe het ook alweer ging, en in herstellen wat er misging omdat niemand wist hoe het hoorde.
Kijk hier naar de weg die een opdracht door je zaak aflegt. Als mensen werk moeten overdoen of telkens opnieuw uitzoeken hoe iets gaat, kosten bestaande opdrachten meer uren dan je had gerekend.
De signalen die hierbij horen. Je legt hetzelfde elke maand opnieuw uit. Nieuwe mensen zijn maanden bezig voordat ze meedraaien. Je twijfelt of je iemand moet aannemen, terwijl je eigenlijk niet weet waar de tijd nu heen gaat.
De klant vindt je niet
Het vak zit goed, het werk loopt, en toch komt er te weinig binnen. Of het komt binnen op toeval, via een oude bekende of iemand die iemand kent, zonder dat je kunt aanwijzen waarom.
Hier gaat het om de weg naar je toe. Word je gevonden als iemand zoekt, en als ze je vinden, zien ze dan waarom ze jou zouden nemen en niet de ander die dertig euro goedkoper is.
De signalen die hierbij horen. Op de vraag hoe klanten binnenkomen kun je geen antwoord geven zonder te gokken. Je hoort vaak dat je te duur bent. Er zijn weken dat er niets binnenkomt en je niet weet wat er anders was dan de week ervoor.
De volgorde is niet vrij
De drie zijn geen menu waaruit je kiest. Ze bouwen op elkaar.
Meer klanten binnenhalen terwijl alles nog via jou loopt, maakt de knel groter. Je krijgt het drukker op precies de plek waar het al vastzat. En een vaste manier van werken opzetten voor werk dat nog niet binnenkomt, is een systeem bouwen voor iets wat er niet is.
Dus als er bij jou op meerdere plekken iets herkenbaars zit, begin je bij de bovenste. Eerst zorgen dat de zaak niet volledig aan jou hangt, dan het werk ordenen, dan pas harder aan de klantkant trekken.
Michael Gerber beschrijft in The E-Myth Revisited hoe een vakmens een eigen zaak begint en vervolgens ook planning, klanten en administratie moet organiseren. Herken je dat, kijk dan welk deel van dat werk nu alleen via jou loopt.
Waar deze indeling vandaan komt
Voor deze indeling heb ik twee ideeën uit boeken over kleine bedrijven naast elkaar gelegd.
De sprong van alles hangt aan mij naar het werk loopt is het onderwerp van Gerber en van John Warrillow in Built to Sell. Warrillow schrijft over reclamebureaus die onverkoopbaar zijn zolang de klant de eigenaar wil spreken. De lijn van losse klussen naar een klant die terugkomt en je aanbeveelt komt uit de relatiemarketing, het duidelijkst bij Adrian Payne met zijn ladder van klantloyaliteit.
Ik gebruik die ideeën om drie plekken in je eigen zaak te onderzoeken: hoeveel werk via jou loopt, hoe opdrachten worden uitgevoerd en hoe klanten binnenkomen. De indeling helpt bij het gesprek; ze bewijst niet dat iedere zaak op dezelfde manier vastloopt.
Wat je deze week kunt meten
Vier metingen die op zichzelf al iets opleveren, en die je vandaag kunt beginnen.
Loop de laatste tien klanten na en noteer hoe ieder binnenkwam. Een aanbeveling, een zoekopdracht, een oude klant, een toevallige ontmoeting. Na tien staat er een patroon op papier waar eerst een gevoel zat. Kun je bij meer dan de helft niets invullen, dan zit je klem aan de klantkant.
Kies één dag waarop je echt onbereikbaar bent. Geen telefoon, geen mail. Niet als beloning maar als meting. Wat loopt er vast, en waarom precies? Dat antwoord is meer waard dan welke checklist ook, want het is jouw knelpunt en niet dat van een gemiddelde.
Schrijf vijf taken op die deze week alleen bij jou lagen. Noteer bij elke taak wat een ander zou moeten weten om die over te nemen.
Leg drie recente klussen naast de tijd die ze echt kostten. Vergelijk de uren die je had begroot met de uren die je maakte. Schrijf op waar het werk uitliep.
Leg je antwoorden naast de drie plekken die we hebben besproken. Waar komt het werk in jouw zaak het vaakst tot stilstand?
Waar het per zaak uiteenloopt
Je eigen antwoorden laten zien waar je verder moet kijken. Welke stap daarna helpt, verschilt per bedrijf.
Welke taak als eerste overdraagbaar is, hangt af van wie er meewerkt en wat die persoon aankan. Of je iemand moet aannemen of eerst het werk moet opruimen, hangt af van of de drukte een piek is of blijvend. Welke prijs omhoog kan en bij welke klanten, hangt af van wat er nu per klant overblijft. En of je website het knelpunt is of dat het probleem ervoor ligt, zie je pas als je die site en de klantstroom naast elkaar legt.
Dat zijn geen vragen waar een algemeen antwoord op bestaat. Ze vragen om jouw cijfers, jouw agenda en jouw klanten op tafel.
Herken je hier je eigen zaak in?
Weet je nog niet waar je moet beginnen, dan kunnen we samen je week en je cijfers langslopen in de Groeiscan. Die duurt twee uur en kost €295 exclusief btw. Daarna krijg je een uitgewerkt plan voor de stappen die in jouw zaak helpen.
Blijkt daar een website uit te komen, dan reken ik daar €200 voor bij en houd je het plan voor de rest van je zaak over.
Na die twee uur weet je welke van de drie het is. De volgorde waarin je het aanpakt, staat een paar dagen later uitgewerkt in je mail.