Moet je al iemand aannemen?
Je agenda zit vol en je denkt aan een eerste medewerker. Dat kan precies zijn wat je nodig hebt. Kijk eerst twee weken waar je uren heen gaan: naar werk dat een ander kan overnemen, of naar afspraken en handelingen die je kunt schrappen. Dan weet je beter waarvoor je iemand zoekt.
Het moment waarop je erover begint
Het gaat goed. Er komt genoeg werk binnen, je agenda zit vol, en je merkt dat je dingen laat liggen die eerder wel lukten. Offertes gaan een dag later de deur uit. Je werkt door in de avond om de administratie bij te houden.
Dan valt het woord. We moeten iemand hebben.
Dat is een logische gedachte. Maak eerst duidelijk welk werk die medewerker zou overnemen. Anders neem je iemand aan terwijl je nog niet weet waar de drukte vandaan komt.
Wat er echt in je week zit
Administratie, offertes en planning kunnen ongemerkt veel van je week innemen. Zet ze naast het vakwerk in je urenlijst. Dan zie je welk deel van de druk een nieuwe medewerker zou moeten overnemen.
Houd dat twee weken bij voordat je beslist welk werk extra handen vraagt.
Het verschil maakt uit voor wat je aanneemt. Een tweede vakman voor werk dat eigenlijk administratie is, lost niets op. Een parttime administratieve kracht, een boekhouder die meer overneemt of een vaste manier van offreren misschien wel.
Wat een eerste medewerker echt kost
Een medewerker kost meer dan het brutosalaris. Denk aan werkgeverslasten, materialen, werkplek, verzekeringen en de tijd die je zelf aan inwerken besteedt. Laat de totale kosten voor de functie die je overweegt doorrekenen.
Een nieuwe medewerker heeft tijd nodig om het werk te leren. Reken daarom ook je eigen uren voor het inwerken mee. Hoe lang dat duurt en wanneer iemand zelfstandig meedraait, hangt af van de functie en je bedrijf.
Met een berekening van de totale kosten kun je beter beoordelen of de drukte structureel genoeg is voor een vaste medewerker.
Wat je deze week kunt doen
Begin met de uren die deze week werkelijk in het werk gingen.
Houd één tot twee weken bij waar je tijd echt naartoe gaat. Per dag noteren, niet achteraf schatten. Vakwerk, offertes, administratie, planning, klantcontact, reistijd. Achteraf schatten zit er bij bijna iedereen flink naast, en juist de categorie die je onderschat is de categorie waar de oplossing zit.
Loop die lijst langs met drie vragen. Moet dit eigenlijk gebeuren? Kan iemand anders dit goedkoper en beter, zoals een boekhouder of een virtuele assistent? Of is het repetitief genoeg voor een sjabloon of een simpele koppeling tussen twee programma's? Wat na die drie vragen overblijft, is de echte kandidaat voor een extra paar handen.
Laat een loonkostenberekening maken. Gebruik het salaris en de contractvorm die je werkelijk overweegt. Neem ook de kosten van een werkplek en het inwerken mee.
Kijk of de drukte structureel is of een piek. Lees de omzet en de uren van de afgelopen drie tot zes maanden terug. Een seizoenspiek of één groot project vraagt om tijdelijke inhuur, of om nee zeggen tegen een opdracht. Een vast dienstverband past bij een trend die je in de cijfers kunt aanwijzen.
Test één terugkerende taak met hulp van buiten. Probeer een freelancer, een programma of een vaste werkwijze en kijk welke uren jij daarna nog maakt. Vergelijk dat met de kosten van die hulp.
Na twee weken meten heb je een lijst waar je iets mee kunt. Dat is de goedkoopste research die er is voor een beslissing van deze omvang.
Waar het per zaak uiteenloopt
Welke taken uit jouw week realistisch te automatiseren zijn, hangt af van de programma's die je al gebruikt, hoe schoon je gegevens zijn en wat voor klantcontact erbij hoort. Het algemene antwoord dat je AI moet gebruiken, is precies het soort advies dat hier niets oplost.
Of je omzet en marge een vaste medewerker kunnen dragen, vraagt een financiële beoordeling van jouw cijfers. Reken ook door wat er gebeurt als die persoon een tijd afwezig is.
Welke contractvorm past bij het risico dat je wilt dragen, verschilt ook. Vast, oproep, payroll, of iemand inhuren met de vragen rond de Wet DBA erbij.
En de concrete herindeling van je werk, dus welke stappen weg kunnen, welke naar een programma gaan en welke echt handen nodig hebben, is precies het werk dat een artikel niet voor je kan doen.
Zit je hier nu over te twijfelen?
Begin dan met die twee weken meten voordat je de vacature schrijft. Dat kost je vijf minuten per dag en het scheelt in het beste geval een verkeerde aanname.
Wil je samen bepalen welk werk van jouw bord moet, dan kunnen we je urenlijst in de Groeiscan doornemen. Die kost €295 exclusief btw en duurt twee uur. Daarna krijg je een plan voor de vervolgstappen die bij jouw werk passen.
Blijkt uit die twee weken meten dat er iets anders speelt, bijvoorbeeld dat het werk vastloopt omdat er geen vaste manier van doen is, dan gaat het artikel over de drie plekken waar een bedrijf vastloopt daarover.