Eerst iemand aannemen of eerst het werk opruimen
Als het te druk wordt, is een extra paar handen de eerste gedachte. Vaak is het ook het goede antwoord. Alleen kost een eerste medewerker meer dan zijn brutosalaris en duurt het maanden voordat hij meedraait, en dat is een dure manier om erachter te komen dat de drukte ergens anders vandaan kwam. Twee weken meten waar je tijd heen gaat, geeft je het antwoord voordat je een vacature schrijft.
Het moment waarop je erover begint
Het gaat goed. Er komt genoeg werk binnen, je agenda zit vol, en je merkt dat je dingen laat liggen die eerder wel lukten. Offertes gaan een dag later de deur uit. Je werkt door in de avond om de administratie bij te houden.
Dan valt het woord. We moeten iemand hebben.
Dat is een logische gedachte, en het is bijna nooit de eerste stap. Niet omdat een medewerker verkeerd zou zijn, maar omdat de vraag welk werk die medewerker gaat doen op dat moment nog niet beantwoord is.
Wat er echt in je week zit
Visma vroeg het in 2025 aan tweeduizend Europese ondernemers, van wie ruim tweehonderd Nederlandse. Ruim veertig procent van de Nederlanders besteedt meer dan de helft van een normale werkweek aan administratieve taken, en ongeveer één op de tien komt zelfs op tachtig procent of meer.
Dat cijfer gaat over ondernemers zonder personeel en niet precies over jouw situatie. Het geeft wel de orde van grootte aan. Als bijna twee op de vijf ondernemers meer dan de helft van hun tijd kwijt zijn aan werk dat het vak niet is, dan komt een flink deel van de druk daar vandaan en niet van een tekort aan handen op de vloer.
Het verschil maakt uit voor wat je aanneemt. Een tweede vakman voor werk dat eigenlijk administratie is, lost niets op. Een parttime administratieve kracht, een boekhouder die meer overneemt of een vaste manier van offreren misschien wel.
Wat een eerste medewerker echt kost
De werkgeverslasten liggen tussen de twintig en vijfendertig procent van het brutoloon. Bij €45.000 bruto kom je daarmee op ongeveer €54.000 tot €61.000 aan directe loonkosten per jaar. Daar komt bij wat de plek zelf kost, dus een telefoon, gereedschap, een werkplek en verzekeringen, plus de uren die jij aan inwerken kwijt bent.
Diezelfde medewerker draait de eerste drie tot zes maanden niet vol mee. In die periode kost hij je bovendien uren van jezelf, precies op het moment dat je die niet hebt. Het is normaal dat het eerste jaar van een eerste medewerker geld kost in plaats van oplevert.
Dat is geen argument tegen aannemen. Het is het bedrag dat op tafel moet liggen voordat je beslist, want bij een post van ruim vijftigduizend euro per jaar is de vraag of de drukte structureel is opeens een andere vraag.
Wat je deze week kunt doen
Vijf stappen, en de eerste twee horen bij elkaar.
Houd één tot twee weken bij waar je tijd echt naartoe gaat. Per dag noteren, niet achteraf schatten. Vakwerk, offertes, administratie, planning, klantcontact, reistijd. Achteraf schatten zit er bij bijna iedereen flink naast, en juist de categorie die je onderschat is de categorie waar de oplossing zit.
Loop die lijst langs met drie vragen. Moet dit eigenlijk gebeuren? Kan iemand anders dit goedkoper en beter, zoals een boekhouder of een virtuele assistent? Of is het repetitief genoeg voor een sjabloon of een simpele koppeling tussen twee programma's? Wat na die drie vragen overblijft, is de echte kandidaat voor een extra paar handen.
Reken de werkgeverslasten op je eigen bedrag door. Neem het brutosalaris dat je in gedachten hebt en tel er twintig tot vijfendertig procent bij op. Wie bij €45.000 uitkomt op €57.000 rekent met een ander getal dan wie bij het brutobedrag blijft hangen, en dat andere getal verandert het gesprek.
Kijk of de drukte structureel is of een piek. Lees de omzet en de uren van de afgelopen drie tot zes maanden terug. Een seizoenspiek of één groot project vraagt om tijdelijke inhuur, of om nee zeggen tegen een opdracht. Een vast dienstverband past bij een trend die je in de cijfers kunt aanwijzen.
Test één terugkerende taak twee weken bij een freelancer, een tool of een vaste werkwijze. Dat laat zien of je een mensenprobleem hebt of een werkwijzeprobleem. Twee weken testen kost een paar honderd euro en een arbeidsovereenkomst kost tienduizenden euro's per jaar.
Na twee weken meten heb je een lijst waar je iets mee kunt. Dat is de goedkoopste research die er is voor een beslissing van deze omvang.
Waar het per zaak uiteenloopt
Welke taken uit jouw week realistisch te automatiseren zijn, hangt af van de programma's die je al gebruikt, hoe schoon je gegevens zijn en wat voor klantcontact erbij hoort. Het algemene antwoord dat je AI moet gebruiken, is precies het soort advies dat hier niets oplost.
Of je omzet en marge stabiel genoeg zijn om een vaste kostenpost van zestig- tot zeventigduizend euro per jaar veilig te dragen, inclusief een scenario waarin die persoon een tijd ziek is, is een financiële beoordeling van jouw cijfers.
Welke contractvorm past bij het risico dat je wilt dragen, verschilt ook. Vast, oproep, payroll, of iemand inhuren met de vragen rond de Wet DBA erbij.
En de concrete herindeling van je werk, dus welke stappen weg kunnen, welke naar een programma gaan en welke echt handen nodig hebben, is precies het werk dat een artikel niet voor je kan doen.
Zit je hier nu over te twijfelen?
Begin dan met die twee weken meten voordat je de vacature schrijft. Dat kost je vijf minuten per dag en het scheelt in het beste geval een verkeerde aanname.
Bij een beslissing van ruim vijftigduizend euro per jaar is €295 voor een tweede paar ogen een kleine post. Dat is wat de Groeiscan kost, twee uur op locatie waarin we jouw urenlijst langslopen en bepalen wat weg kan, wat een programma overneemt en waar er echt handen bij moeten. De scan laat zien welke vervolgstap bij jouw uren en cijfers past.
Blijkt uit die twee weken meten dat er iets anders speelt, bijvoorbeeld dat het werk vastloopt omdat er geen vaste manier van doen is, dan gaat Drie soorten vastlopen in een klein bedrijf daarover.