Wat je zaak waard is als alles in je hoofd zit
Een bedrijf dat volledig op de kennis van de eigenaar draait, is moeilijk over te dragen, en dat drukt bij een verkoop de prijs. Dat raakt niet alleen wie op korte termijn wil stoppen. Het bepaalt ook of je ooit iemand kunt laten meewerken zonder dat jij ernaast moet staan. Het vastleggen hoeft geen project van maanden te zijn, en de beste manier om te beginnen is achteraf opschrijven wat je net hebt gedaan.
Het verschil tussen een goedlopende zaak en een verkoopbare zaak
Twee bedrijven draaien dezelfde omzet en dezelfde winst. Het ene wordt gekocht voor een paar keer de jaarwinst. Het andere levert bij verkoop weinig meer op dan de waarde van de bus en het gereedschap.
Het verschil zit in de vraag wat de koper overneemt. Bij het eerste bedrijf neemt hij een werkend geheel over, met klanten die bij het bedrijf horen en werk dat volgens een vaste manier gaat. Bij het tweede koopt hij een baan waarvoor hij de vorige eigenaar nodig heeft om te weten hoe alles werkt.
Hoe kleiner het bedrijf, hoe zwaarder dat weegt. Een koper die de vorige eigenaar nodig heeft om te weten hoe alles werkt, koopt een risico, en dat verrekent hij in de prijs of het weerhoudt hem helemaal.
Dit gaat niet alleen over verkopen
De meeste ondernemers die dit lezen zijn niet met verkopen bezig. Toch is dit hun onderwerp, om twee redenen.
De eerste is de tijdlijn. Ruim twee op de drie ondernemers wil binnen tien jaar stoppen. Van die groep heeft ruim een vijfde geen concrete plannen voor opvolging, en zoekt nog eens een vijfde wel maar zonder dat er iemand gevonden is. Tien jaar klinkt ver weg, en een bedrijf overdraagbaar maken kost er al snel drie.
De tweede reden is directer. Dezelfde dingen die een bedrijf verkoopbaar maken, maken het ook mogelijk om iemand te laten meewerken. Een proces dat je aan een koper kunt uitleggen, kun je ook aan een nieuwe medewerker uitleggen. Zolang het alleen in je hoofd zit, is elke nieuwe kracht een half jaar lang vooral een vraag naar jouw tijd.
Waarom het opschrijven zo lang blijft liggen
Het antwoord dat de meeste ondernemers geven is dat er geen tijd voor is. Dat klopt, en het is niet de hele reden.
De echte reden is dat het vastleggen van een proces voelt als een project. Een handboek, een systeem, een structuur. Iets waar je een week voor moet vrijmaken die je niet hebt. En omdat het als een project voelt, wacht je op een rustige periode die nooit komt.
Er is ook een vakinhoudelijke reden. Wat jij doet voelt niet als een proces. Het voelt als vakmanschap, als aanvoelen wat een klant nodig heeft, als weten wanneer je moet doorpakken. Dat laat zich lastig in stappen vangen, en dus lijkt het onmogelijk.
Dat gevoel klopt gedeeltelijk. Een deel van je werk is oordeelsvorming en dat leg je niet vast. Het deel eromheen wel, en dat is meestal het grootste deel.
Wat je deze week kunt doen
Vijf dingen, en de tweede is de sleutel.
Schrijf de vijf taken op die deze week alleen bij jou lagen. Niet omdat niemand anders ze zou kunnen, maar omdat ze nergens staan. Dat is de eerlijkste inventarisatie die er is, en hij kost je tien minuten.
Beschrijf een proces pas nadat je het hebt gedaan, en niet vooraf. Dit is het verschil tussen een handboek dat er nooit komt en een beschrijving die klopt. Pak één terugkerende klus van deze week en schrijf de stappen op zoals ze echt zijn gegaan, inclusief het moment waarop je moest terugbellen omdat er iets ontbrak. Achteraf opschrijven duurt tien minuten. Vooraf bedenken duurt een middag en levert iets op wat niemand herkent.
Leg voor je vijf grootste klanten drie dingen vast. Wie het contact is, wat er is afgesproken, en waar het bij deze klant meestal misgaat. Dat laatste punt is het waardevolst en staat nooit ergens. Dit is het verschil tussen ik ken ze gewoon en een klantrelatie die bij overdracht niet volledig op jou blijft leunen.
Draag deze maand één terugkerende taak voor de helft over. De facturatie, het inplannen, het beantwoorden van standaardvragen. Voor de helft is genoeg, want een taak die iemand anders voor zestig procent doet is al uit je hoofd.
Kies één ding dat je deze week aan iemand hebt uitgelegd en zet het op papier. Als je het één keer hebt moeten uitleggen, ga je het vaker uitleggen. Dat is het goedkoopste signaal dat er is voor wat vastgelegd moet worden.
Na een maand van dit tempo heb je vier of vijf beschreven processen, en dat is meer dan de meeste bedrijven van jouw omvang hebben.
Waar het per zaak uiteenloopt
Welke taken structureel weg moeten van jouw bordje en in welke volgorde, hangt af van je omzetstructuur, het aantal klanten en hoeveel van je werk herhaling is.
Welk format past, verschilt sterk. Voor een eenpitter is een gedeeld document genoeg. Vanaf een paar medewerkers wordt het iets waar mensen zelf in zoeken, en dan gelden andere eisen. Een zwaarder systeem kiezen dan je nodig hebt, is de snelste manier om te zorgen dat niemand het bijhoudt.
Wat jouw bedrijf op dit moment waard is en welk deel van het verschil met de gewenste waarde aan eigenaarsafhankelijkheid ligt, vraagt een waardebepaling.
En het opvolgingsscenario, dus familie, extern of iemand uit het team, brengt zijn eigen fiscale en juridische vragen mee. De bedrijfsopvolgingsregeling, het testament, wat er gebeurt bij langdurige uitval.
Herken je dit?
Begin dan bij de tweede stap. Pak deze week één klus die je toch al doet en schrijf achteraf op hoe het ging. Dat is tien minuten en het is het enige onderdeel van dit hele onderwerp dat meteen resultaat oplevert.
Wil je weten of dit het knelpunt is waar jouw zaak op vastloopt, lees dan Drie soorten vastlopen in een klein bedrijf. En zit je korter op de vraag wat er gebeurt als je een paar weken wegvalt, dan gaat Wat er met je zaak gebeurt als je twee weken wegvalt daar verder op in.